Privacy Policy

1. Informazioni generali

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Egrafo tratta i dati personali degli utenti che accedono al sito, alla web app e ai servizi collegati al dominio egrafo.it.

Egrafo è una web app pensata per la gestione di documenti, preventivi, rapporti di lavoro, attività, anagrafiche clienti, firme digitali e flussi operativi collegati.

Il servizio è attualmente in fase di sviluppo, test e validazione commerciale. Le informazioni contenute in questa pagina potranno essere aggiornate prima dell’avvio commerciale definitivo del servizio.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

• Eirini Mamona, progetto Egrafo
• Email di contatto: assistenza@egrafo.it
• Sito web: egrafo.it

I dati fiscali e societari potranno essere integrati o aggiornati nel momento in cui il progetto sarà formalizzato dal punto di vista commerciale.

3. Tipologie di dati trattati

Egrafo può trattare diverse categorie di dati personali, in base all’utilizzo effettivo del servizio:

• dati identificativi e di contatto dell’utente, come nome, cognome, email e dati dell’account;
• dati relativi all’organizzazione o all’attività professionale dell’utente;
• dati dei clienti inseriti dall’utente nella web app, come nome, cognome, ragione sociale, email, telefono, indirizzo e note operative;
• contenuti di preventivi, rapporti, documenti AI, attività, appuntamenti e comunicazioni collegate;
• dati relativi alle firme digitali o prese visione raccolte tramite i link pubblici dei documenti;
• dati tecnici, come log applicativi, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo, browser e dati necessari alla sicurezza del servizio;
• dati relativi all’invio e al tracciamento operativo delle email, come data di invio, numero di invii e stato del documento.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• creare e gestire l’account dell’utente;
• permettere l’accesso alla dashboard e alle funzionalità della web app;
• gestire anagrafiche, preventivi, rapporti, documenti AI, attività e flussi di lavoro;
• generare, modificare, archiviare, condividere e inviare documenti professionali;
• permettere la firma, la presa visione o la conferma dei documenti tramite link pubblico;
• inviare comunicazioni operative e documenti via email;
• migliorare la sicurezza, la stabilità e il funzionamento tecnico della piattaforma;
• adempiere a eventuali obblighi legali, fiscali o amministrativi, ove applicabili.

5. Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali può basarsi, a seconda dei casi, su una o più delle seguenti basi giuridiche:

• esecuzione di un contratto o misure precontrattuali, per fornire il servizio richiesto dall’utente;
• obblighi legali, quando il trattamento è necessario per rispettare norme applicabili;
• legittimo interesse, per garantire sicurezza, prevenire abusi, migliorare il servizio e gestire comunicazioni operative;
• consenso, quando richiesto, ad esempio per eventuali strumenti non tecnici, comunicazioni facoltative o funzionalità future che lo richiedano.

6. Servizi e fornitori utilizzati

Per erogare il servizio, Egrafo può utilizzare fornitori tecnici esterni che trattano dati per conto del titolare o come autonomi titolari, secondo i rispettivi ruoli:

• Vercel, per hosting, distribuzione e gestione dell’applicazione web;
• Supabase, per database, autenticazione e gestione dei dati applicativi;
• Google Workspace, per la gestione delle email del dominio egrafo.it;
• Google Calendar, se e quando sarà attivata l’integrazione calendario;
• OpenAI, se e quando saranno attivate funzionalità AI basate su elaborazione di testo, voce o contenuti documentali;
• Stripe, se e quando saranno attivati pagamenti e abbonamenti.

L’elenco dei fornitori potrà essere aggiornato in base all’evoluzione tecnica e commerciale del servizio.

7. Dati inseriti dall’utente per conto dei propri clienti

L’utente può inserire in Egrafo dati relativi ai propri clienti, fornitori, collaboratori o contatti professionali. In questi casi, l’utente resta responsabile della liceità della raccolta, dell’inserimento e dell’utilizzo di tali dati all’interno della piattaforma.

Egrafo tratta tali dati esclusivamente per consentire all’utente di utilizzare le funzionalità del servizio, come la generazione di documenti, l’invio di preventivi o rapporti, la gestione delle attività e la conservazione dello storico operativo.

8. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio, gestire l’account, mantenere lo storico documentale e adempiere a eventuali obblighi legali o amministrativi.

In caso di chiusura dell’account o richiesta di cancellazione, i dati potranno essere eliminati o anonimizzati, salvo quando la conservazione sia necessaria per obblighi di legge, tutela dei diritti o esigenze tecniche di sicurezza e backup.

9. Comunicazione e trasferimento dei dati

I dati personali non sono venduti a terzi. Possono essere comunicati a fornitori tecnici, consulenti o soggetti autorizzati solo quando necessario per il funzionamento del servizio, per obblighi di legge o per la tutela dei diritti del titolare.

Alcuni fornitori potrebbero trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trasferimento avverrà secondo le garanzie previste dalla normativa applicabile, come clausole contrattuali standard o altri strumenti riconosciuti dal GDPR.

10. Sicurezza

Egrafo adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, modifica, divulgazione o distruzione non autorizzata.

Tra le misure previste rientrano l’autenticazione degli utenti, regole di accesso ai dati, isolamento dei dati per organizzazione, utilizzo di fornitori cloud professionali e controlli applicativi coerenti con la fase di sviluppo del servizio.

11. Diritti dell’utente

L’utente può esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati, quando applicabile;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati, ove applicabile;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
• reclamo all’autorità di controllo competente.

Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a assistenza@egrafo.it.

12. Aggiornamenti della Privacy Policy

Questa Privacy Policy potrà essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche, commerciali o organizzative. L’ultima versione sarà sempre disponibile su questa pagina.